これだけは押さえておきたい!貸会議室でセミナーを開催するときに必要な物

これだけは押さえておきたい! 貸会議室でセミナーを開催するときに必要な物

01.セミナーを実施するための会場




自社のオフィスや自宅以外の場所でセミナーをしようと思ったら、まず考えなければならないのが「セミナーを実施するための会場」です。

数人ほどの小規模な集まりではなく、20~30人ほどのセミナーから始まり、多いときには200~300人ほどの参加者が見込めるセミナーもあります。そのため、セミナーを開催しようと思ったら、予定している参加者の人数に対して充分なスペースを確保できる貸会議室を探す必要があります。

貸会議室サービスを提供する業者のホームページに、貸会議室の面積や可能なレイアウトの種類、大体の収容可能人数などの情報が記載されています。その内容を参考に複数の貸会議室に絞り込んで、実際に会場のようすを内覧させてもらい、最終的にセミナーを開催する会場を決定しましょう。


 
02.セミナーを実施するための費用



セミナーを実施するための会場が必要ですが、それと同時に必要になるのが「費用」です。
貸会議室でセミナーを実施する場合は、以下のような費用が必要になります。


 
貸会議室を利用するための室料


貸会議室を利用するためには、「貸会議室を利用するための室料」が必要です。貸会議室の室料は、部屋の面積、レイアウトのバリエーションの数、収容人数などにより様々です。
そのため、セミナーを開催すると決まったら貸会議室を探す前に「予算」を明確に決めておくようにしましょう。ホームページ内の問い合わせフォームから費用の見積もりを依頼しても良いですし、予算に応じてどのような貸会議室を利用できるかを直接電話で確認しても良いでしょう。
また、見積書を受け取ったら、記載されている内訳までしっかり確認して、見積書に書かれている内容以外に料金が発生する場合があるのか否かを事前に担当者に確認しておきましょう。


 
セミナーで使用する備品のレンタル料


会議や打ち合わせとは違い、セミナーの場合は多くの参加者が見込まれます。そのため、参加する全ての方に満足いただけるように必要な備品を揃えておかなければなりません。
そこで必要になるものが、「備品のレンタル料」です。貸会議室サービスを提供する業者によっても異なりますが、基本的に貸会議室の室料にあらかじめ貸出料が含まれているのは「テーブル(机)」と「椅子」、「Wi-Fi設備」で、貸会議室によっては「ホワイトボード」が常備されています。

ただし、セミナーで必ず使用するような「マイク」や「スピーカー」、「講演台」、「プロジェクター」、「スクリーン」、「レーザーポインター」などの備品は、貸会議室の室料にオプション追加する必要があります。
個人的に購入すれば高額な費用がかかりますが、貸会議室を利用すればセミナーを開催するときにだけ気軽に備品をレンタルすることができますし、打ち合わせの段階でオプション追加しておけば、セミナー当日までに貸会議室のコーディネーターが全て希望した場所に配置しておいてくれるので安心です。


 
セミナーを開催するための人件費


セミナーの規模が大きくなればなるほど、必要になるのが「セミナー運営をサポートしてくれるスタッフ」、そして「人件費」です。また、セミナー当日に講演をしてもらう「講師」に対しても「講演料」を支払う必要があります。

貸会議室のテーブルや椅子などの配置は、貸会議室のコーディネーターに任せることができますが、講師の手配や運営スタッフの募集は自ら行う必要があります。柔軟な対応をしてくれる貸会議室であれば、セミナー運営に精通した経験豊富なコンファレンスコーディネーターが常駐しているので、人件費に関しても色々と相談してみることをおすすめします。


 
参加者を募るための広告費


想定している参加者の人数に合わせて貸会議室の広さなどを選ぶかと思いますが、当日になって思ったよりも参加者が集まらなければ準備をしてきた甲斐がありません。貸会議室で行うセミナーを成功させるためにも、セミナー当日までに効果的な宣伝を行って多くの参加者を募る必要があります。

そこで必要になるのが、「広告費」です。チラシはもちろん、WEB上に広告を掲載したり、場合によっては新聞や雑誌にセミナー開催の告知をしたりと宣伝方法は色々あります。最近は宣伝にかかる広告費をできるだけ抑えるために、ソーシャルネットワークを介して集客を行う企業も多いようです。


 
その他の費用


貸会議室で借りるための室料、備品のレンタル料、人件費、広告費など、貸会議室でセミナーを開催するために必要な費用は色々ありますが、もう一つ忘れてはならない費用があります。

それは、「セミナー後に実施する懇親会や宴会」などにかかる費用です。
セミナーを行うためにレンタルした貸会議室を、そのまま使って懇親会や宴会などに利用することができますが、その場合は室料や飲食をケータリングしてもらうための費用がかかります。ケータリングサービスは、自分たちで準備や片付けをしなくていいことや、移動せずにその場所で食事を楽しめることから人気があります。

また、セミナー当日に必要になる細々とした物品の購入費などもあるため、このようなその他の費用がかかる可能性も考えて予算を設定するようにしましょう。


 
03.セミナー当日までの時間



会場や費用の他にセミナーを成功させるために必要な物、それは「セミナー当日までの時間」です。


 
セミナーは時間に余裕を持って開催しましょう!


セミナー当日までの時間が必要な理由、それは「焦ってセミナーを開催することは失敗するリスクが増えて非常に危険」なためです。
告知も早々にセミナー当日になってしまえば、興味を持っている方が「参加したいけど、予定を変えられない」「その日は仕事だから休めない」といったことが原因で、セミナーに参加できない…といったケースが生じてしまいます。

そのため、より多くの方にセミナーに参加してもらいたいと思ったら、企画はもちろん、セミナー会場となる貸会議室選び、当日までの準備のための期間を十分にとって、参加者に心から満足してもらえるようなセミナーを開催できるようにしましょう。
貸会議室によっては、1年前からセミナー開催のために予約を受付けている場合もあるので、焦ることなくじっくり準備を進めるためにも早めに予約をして、セミナー当日までの時間に余裕を持つということが大切です。


 
ターゲットユーザーを第一に考えた開催日時にしよう!


効果的な集客をしようと思ったら、自社の都合だけに合わせていてはいけません。セミナーを開催する上で大切なことは、ターゲットユーザーの行動や傾向に合わせて開催日を決定するということです。

例えば、ターゲットユーザーの多くが、平日は仕事や学校があって参加できる可能性が低い場合は、「週末」にあわせてセミナーを開催したほうが多くの参加者を見込むことができるでしょう。

そのため、貸会議室を選ぶときは「平日と週末」、「午前と午後」、「早朝や深夜」など、セミナーに参加してくれそうなユーザーに合わせて開催日時を工夫することをおすすめします。


 
まとめ




今回は、貸会議室でセミナーを実施する際に必要なものを「会場」「費用」「時間」といった3つの項目にわけて紹介しました。この他にも、質の高いセミナーを実施するために出来る工夫は色々とありますので、参加者のみなさんに満足してもらえるセミナーになるように時間をかけてコツコツと準備を進めていきましょう。


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